Por André Caldeira
Você gosta de acordar com um despertador muito alto, com alguém te dando um susto ou jogando um balde de água no seu rosto? Imagino que a mesma resposta seja válida para o início do seu dia no trabalho.
Quem gosta de chegar no escritório e encontrar a mesa caótica? Ou pilhas de documentos em que um GPS é necessário para se localizar? A caixa de e-mails com pendências acumuladas de diversos dias ou semanas? Nenhuma ideia de como será seu dia ou planejamento zero sobre o que você deve fazer antes?
Estamos trabalhando cada vez mais, e o cenário só tende a se tornar mais desafiador. Fusões e aquisições, globalização, mais competição, economia em crise, mobilidade do trabalho pelos avanços tecnológicos – fatores que contribuem para tornar o volume de trabalho cada vez maior. Por conta disso, administrar bem seu tempo e produtividade pessoal se transformou em uma competência crucial para seu sucesso profissional e também para o equilíbrio em sua vida pessoal.
De acordo com Lynn Taylor, especialista em ambientes de trabalho e autor consagrado sobre o tema nos EUA, "Metade do segredo em ser produtivo no trabalho está em como você termina seu dia e como isso afeta o início do dia seguinte". Trata-se do efeito bola de neve, em que sua postura na gestão de seu tempo e entregáveis hoje interfere diretamente em como será seu dia de trabalho amanhã.
E a questão não é só ligada a gestão pessoal e organização, mas também a como você se sente. Terminar um dia com a sensação de dever cumprido e controle sobre sua pauta e ambiente é vital para sua produtividade, atitude com o trabalho e realização pessoal, o que interfere diretamente em sua disposição para levantar no dia seguinte e encarar o trabalho com vontade e foco.
Existe, ainda, o reflexo para a vida pessoal, pois a sensação de não ter terminado de forma adequada o dia traz reflexos para casa, para a relação com a família e para os momentos de lazer e descanso. A causa pode estar tanto na sensação de dever inacabado, que pode gerar peso na consciência, no stress gerado pela preocupação do que se vai encontrar no dia seguinte, ou nas consequências de não ter cumprido com suas responsabilidades (ou com o que se esperava de você). Isso pode ser a origem de diversos problemas em seu dia a dia, como ansiedade, sono interrompido, mau-humor e até desconexão com a família.
Outro aspecto fundamental diz respeito à tecnologia. Computadores, tablets e smart-phones têm um papel fundamental em nossa produtividade e ao controle de nossa pauta de entregáveis no trabalho. Mas se não impusermos limites saudáveis para seu uso, as consequências podem ser devastadoras. Com a mobilidade do trabalho, que se tornou acessível via celular ou tablet em qualquer lugar e a qualquer hora, permanecemos conectados como se usássemos coleiras eletrônicas. Ou seja, não nos desligamos mais dos assuntos do escritório. Além da possível criação de uma cultura tóxica onde todo mundo tem que responder e-mails a qualquer hora do dia e da noite, algo extremamente improdutivo pela fragmentação e falta de profundidade, a principal consequência do vício em tecnologia está na vida pessoal, quando passamos a ter dificuldade em estabelecer conexões reais com quem mais gostamos, pela eterna compulsão de checar e-mails do trabalho no smart-phone, acessar as redes sociais e assim por diante. Com isso, a vida digital se sobrepõe à vida real. Ou seja, não descansamos por conta da conectividade eterna, e não nos recarregamos emocionalmente, pelas interações pessoais interrompidas e superficiais. O resultado? Infelicidade na vida pessoal e menor produtividade no trabalho.
Portanto, o equilíbrio é fundamental, e exige planejamento para podermos administrar bem o tempo no trabalho, em prol de mais produtividade e tempo para a vida pessoal. Confira, a seguir, algumas dicas práticas de como se tornar mais produtivo e administrar melhor seu tempo:
1. Mantenha um check-list diário – além de uma lista atualizada diariamente de suas tarefas e entregáveis, crie algum tipo de controle para saber o que é mais importante e/ou urgente (pode ser uma marcação com cores, por exemplo). Isso vai te ajudar a resolver as questões mais prementes antes. Lembre-se, ainda, de planejar seu dia, reservando momentos mais tranquilos para a análise de documentos mais pesados ou que requerem mais atenção de sua parte.
2. Faça pausas durante o dia para ser mais produtivo, a cada 2 horas. Levante, se espreguice, tome água, bata um papo rápido com os colegas. Isso vai revigorar sua atenção e energia. Mas cuide para não virar este hábito contra você mesmo, por fazer pausas longas demais ou muito frequentes, que ao invés de ajudar, vão gerar acumulo de trabalho para o fim do dia ou para o dia seguinte.
3. Converse com seu chefe e colegas para validar suas tarefas mais importantes. Não é raro acharmos que um determinado item deve ser nossa prioridade, e descobrirmos que um novo projeto passou a figurar como o mais importante, depois de conversarmos com outras pessoas. Além disso, este hábito permite revalidar cronogramas e assegurar que o time está alinhado em relação às prioridades da pauta coletiva.
4. Ao final de um dia, revise e planeje as atividades do dia seguinte. Leve em consideração as reuniões, ligações e demais compromissos já previstos, para poder planejar como pretende dar conta das tarefas mais importantes a serem entregues.
5. Arrume sua mesa. Uma mesa ou local de trabalho bagunçado é um fator de stress e também um sinalizador de sua falta de organização para os outros.
6. Mantenha sua caixa de e-mails em dia. Verifique se deixou alguma mensagem importante sem resposta, bem como planeje quais devem ser respondidas em primeiro lugar no dia seguinte. E sempre reserve uma parte de um dia, durante a semana, para colocar sua caixa em dia.
7. Finalize suas tarefas e não deixe itens inacabados. A sensação de deixar as coisas pela metade gera stress e não permite a desconexão com o trabalho, além de ser fonte de ansiedade pela possível cobrança que podemos ter no futuro.
8. Aprenda com seus erros para não repetí-los. Avalie o que está fazendo de errado e tente mudar seus hábitos. Peça e aceite feedback de colegas e de seu chefe e procure realmente modificar comportamentos tóxicos ou auto armadilhas criadas por você mesmo em sua rotina.
Por fim, desligue a chave do trabalho ao sair do escritório. Deixe os assuntos do trabalho no trabalho. Use a mesma disciplina do lado profissional para sua vida pessoal e programe uma rotina semanal com exercícios físicos, tempo de qualidade com a família, a prática de um hobby e momentos de descanso e lazer. Com a mudança de canal cerebral, sua vida terá mais equilíbrio. E seu trabalho, mais produtividade.
